Nos clients perçoivent souvent l’administratif comme un poids, une obligation stérile, non productive de valeur.
On l’assimile à des obligations pénibles et subies, imposées par l’état, les organismes sociaux et autres partenaires non choisis.
La gestion administrative est pourtant un pilier essentiel de la réussite d'une entreprise. De même qu’un organisme vivant ne peut survivre ni grandir sans un squelette, de même, une entreprise ne peut survivre ni se développer sans une gestion administrative adaptée.
Une gestion administrative efficace permet non seulement de garantir le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise, mais aussi de favoriser son développement et sa pérennité.
Elle englobe l'ensemble des activités liées à la documentation, à la communication interne et externe, à la gestion des ressources humaines, ainsi qu'à la conformité réglementaire.
La Gestion administrative d'entreprise : définition
La gestion administrative ce sont toutes les tâches qui ne sont pas directement liées à la « production », celles qui ne sont pas le cœur du métier de l’entreprise. La Gestion administrative prend son cadre dans les Sept Dimensions de l'Entreprise.
Du temps passé dans l'administratif, c’est autant de temps perdu à ne pas créer de valeur.
Quel est l'enjeu de la gestion administrative ?
Le temps passé à gérer des tâches qui ne produisent pas de la valeur et ne répondent pas aux besoins des clients, est un temps perdu et il représente en France pour les TPE/PME presque la moitié de leur temps.
Aussi cela représente un risque réel pour la survie de l’entreprise voire même pour le démarrage. Le calcul est mathématique : 45 % de son temps.Alors, il doit être pris en compte et il est fortement sous estimé.
Sans parler de l’insatisfaction et du stress important assumé par le dirigeant.
En conséquence, cela peut aussi jouer sur sa productivité, sa concentration et la qualité du travail rendu ; sans parler des relations professionnelles voire personnelles.
Les éléments de la gestion administrative d'une entreprise
La gestion administrative d'une entreprise regroupe donc cinq éléments:
-
Documentation et archivage
-
Communication interne et externe
-
Gestion des ressources humaines
-
Conformité réglementaire.
La gestion administrative réussie requiert qu'une grande attention soit apportée à ces cinq éléments
Documentation et Archivage
La gestion administrative débute par la mise en place d'un système efficace de documentation et d'archivage. Il est crucial de classer, organiser et archiver les documents de manière à les rendre facilement accessibles. Les avancées technologiques offrent aujourd'hui des solutions numériques performantes pour la gestion électronique des documents (GED), permettant un accès rapide et sécurisé à l'information.
Communication Interne et Externe
Une communication fluide et transparente est indispensable à la gestion administrative. Les outils de communication internes, tels que les intranets, les plateformes collaboratives et les outils de messagerie, facilitent la circulation de l'information au sein de l'entreprise. De plus, une communication externe bien gérée renforce l'image de l'entreprise auprès de ses partenaires, clients et fournisseurs.
Gestion des Ressources Humaines
La gestion administrative inclut également la gestion des ressources humaines. Cela englobe la gestion des contrats de travail, la paie, la formation, l'évaluation des performances, et la gestion des congés. Des logiciels de gestion des ressources humaines (GRH) simplifient ces processus, améliorant l'efficacité et réduisant les erreurs administratives.
Conformité Réglementaire
La conformité aux réglementations en vigueur est un aspect critique de la gestion administrative. Les entreprises doivent se tenir informées des évolutions législatives et réglementaires impactant leur secteur d'activité. La mise en place de procédures et de contrôles internes permet de garantir la conformité, minimisant ainsi les risques juridiques et financiers.
Automatisation des Processus Administratifs
L'automatisation des processus administratifs est une tendance croissante. Des outils comme les logiciels de gestion intégrée (ERP) permettent d'automatiser de nombreuses tâches administratives, réduisant les délais de traitement, minimisant les erreurs et libérant du temps pour les employés.
Une gestion administrative efficace contribue à l'efficacité opérationnelle, à la réduction des coûts, et à la satisfaction des parties prenantes. Investir dans des technologies modernes, former le personnel, et maintenir une veille réglementaire constante sont des éléments clés pour optimiser la gestion administrative de l'entreprise. En plaçant la gestion administrative au cœur de sa stratégie, une entreprise peut renforcer sa compétitivité et assurer sa croissance à long terme.
Ce n’est pas une fin en soi. Mais bien mise en place, adaptée et suivie par l’ensemble des acteurs, l’administration permet à l’entreprise de prospérer. C’est l’un des facteurs essentiels de votre réussite.
Créer son entreprise n’est pas chose facile, on le sait tous. Nombreux sont les obstacles qui se dressent sur la route d’un entrepreneur : la solitude, les dépenses qui n’en finissent plus, le doute… sans parler de ces procédures administratives à perte de vue ! Pourquoi faire face à tant d’opposition quand on cherche à poursuivre ses ambitions ?
Nous voulons vous aider, c'est notre métier !
Chez Business Excellence 360, notre vocation est de vous permettre de vous concentrer sur ce que vous aimer faire, sans vous inquiéter du reste ! Nous accompagnons des entrepreneurs comme vous, désireux de réaliser leur rêve, depuis 15 ans. Notre passion est de rendre possible la naissance d’entreprises innovantes et d’assister des entrepreneurs dans ce processus.
Accédez à notre formulaire de contact en cliquant ici.